PDCA循環於ERP的應用-簡單而有效的企業管理方法

PDCA循環於ERP的應用-簡單而有效的企業管理方法

隨著企業對於市場需求快速變化，而在公司經營的方向和策略需要快速應變的情況下，越來越多的企業，藉由企業資訊化建置能提供正確而快速的資訊溝通能力。在企業資訊化建置過程中，資訊快速傳遞的需求，可由導入ERP系統來滿足。但，如何在茫茫的資料大海中取得對企業營運有幫助的資訊呢？此時就必需靠企業本身的良好管理能力來運作。

　　企業管理的好方法不勝枚舉，其中PDCA循環在企業資訊化建置就是一個簡單而有效的管理方法。PDCA循環也稱作戴明循環，由美國品質管理專家愛德華茲‧戴明(Edwards Deming)提出，目前已被廣泛運用在各種品質控制管理及改善中。

　　PDCA分別取循環中，四項工作的英文第一個字母組成的簡稱，這四項工作的流程依序是：計劃P (Planing)à執行D (Do)à查核C (Check)à對策A (Action)。下達對策通常會啟動另一個計劃，開始新的PDCA，故為循環。

　　PDCA循環於ERP的應用，可對應至企業各層級的管理方法上，並在PDCA每個階段都要以單據和報表，來訂定目標、記錄結果及驗證。以下將說明各階段的目的及工作內容，並簡單列舉PDCA各個階段在採購管理的應用範例，來作說明。

1.計劃P：訂定執行的目標。

　　從需求計劃開始就必需明確訂出目標，才能當作判定執行D完成與否的標準，通常會以客戶的需求或公司的營運目標來制訂計劃。計劃通當會一併訂定執行的時間，以計劃期間內收集的執行資料樣本來查核C。

Ex. 採購管理的計劃P，如<採購訂單>及<品質檢驗標準>。

　1.1.<採購訂單>明確訂出物料需求數量及預計交期，兩個標的作為目標。

　1.2.<品質檢驗標準>明確訂出物料驗收的品質目標。

2.執行D：記錄執行的內容。

　　所有已訂定目標的工作執行時，需忠實而明確的記錄相關執行的細節內容，並包含人、時、地、事、物等資訊，供後續查核C作業快速了解執行的情況。

Ex. 採購管理的執行D，如<收貨單>及<品質檢驗單>。

　2.1.<收貨單>記錄廠商交貨時間。

　2.2.<品質檢驗單>記錄廠商交貨合格的數量。

3.查核C：比對目標和執行的差異。

　　當收集資料到達一定的可參考規模，或計劃期間執行資料收集完畢後，便可依計劃P做為標準，對執行D的記錄作查核C；如果執行情況不合格，則需由責任單位提出對策A改善；如果執行情況合格，則可結案…或由高層單位對策A調整目標，提出新的改善計劃。

Ex. 採購管理的查核C，如<採購驗收報告>

　3.1.查核結果1：廠商交貨準時且品質檢驗合格，合格。

　3.2.查核結果2：廠商交貨不準時但品質檢驗合格，不合格。

　3.3.查核結果3：廠商交貨準時但品質檢驗不合格，不合格。

　3.4.查核結果4：廠商交貨不準時且品質檢驗不合格，不合格。

4.對策A：依查核結果重新制定改善辦法。

　　依查核C結果判斷合格與否，再針對不合格的項目來下對策；或者依查核C結果重新修訂計劃目標；最後依對策或修訂計劃來重新啟動新的PDCA循環，持續進行企業改善計劃。

Ex. 採購管理的對策A，如制訂<供應商評選計劃>，又是另一個PDCA開始了…

　<採購驗收報告>查核結果：合格

　4.1.對策1：結案。

　4.2.對策2：壓縮廠商交貨期限以降低採購週期，並重啟計劃評估成效。

　4.3.對策3：提高品質檢驗標準以獲得更好的品質，並重啟計劃評估成效。

　<採購驗收報告>查核結果：不合格

　4.4.對策4：對不準時的廠商發出警告，並持續追蹤，重啟計劃評估成效。

　4.5.對策5：跟品質不合格的廠商簽訂採購合約明訂罰責，以降低採購失敗風險，並重啟 計劃評估成效。

　4.6.對策6：尋找替代廠商進行供應商評選，並重啟計劃評估成效。

以上簡單例舉PDCA循環於ERP採購管理的應用，當然企業流程並非如此單純，但透過PDCA循環的管理手法，可適用在企業中大大小小的作業流程管理之中。

比如說在新產品開發上很講究給客戶的交期，但偏偏公司的交期硬是比別人久，召集銷售部、研發部、採購部、生產部開會檢討，銷售部推說生產進度慢，生產部推說採購進貨慢，採購部推說廠商交貨來不及、交貨品質有問題…最後，結論往往是廠商的問題，因為…誰叫廠商沒來開會嘛！

導入ERP後運用PDCA的管理方法

導入ERP後，我們可以運用PDCA的管理方法，尋找改善新產品開發時程的對策：

1.訂定新產品開發週期計劃P，指定從客戶提出需求開始到出貨的預計時間。

2.並分段記錄流程中，各(責任部門)執行D單據的實際完成時間：研發需求單à(研發部/客戶) 樣品確認單à(研發部) BOM表à(採購部) 採購驗收單à(生產部) 生產入庫單à(銷售部) 銷售出貨單。

3.此時可以分段查核C的方式，以各段執行時間週期的長短來判斷，尋找出最可能有問題，且進行改善將最能見效的一個(或數個)作業階段。

4.提請相應責任部門進行改善對策A，訂定責任部門改善計劃，以啟動另一個PDCA循環進行改善。

如此即可發現真正有問題的作業階段，並即時下對策加以改善，達事半功倍之效。

幫企業發現關鍵問題的管理方法

其實在一般企業管理中，大多已經都有計劃P和執行D的觀念及實務作業，如銷售訂單和出貨單、採購訂單和驗收單、生產製令和入庫單；缺的是系統化的查核C，無法正確的下達對策A，而導致管理成效不彰；好的查核管理，能引導出正確的對策，進而達到企業改造的成效。

PDCA循環，是能幫企業發現關鍵問題的管理方法；透過ERP系統，更能加速改善關鍵問題的時效。PDCA循環於ERP的應用，絕對是針對企業問題改善，加以對症下藥的一帖特效藥。